Piegādātāju atlase

Grozījumu veikšanas kārtību un iespējamību nosaka būvdarbu līgums. Ja līgumā ir noteikta kārtība, kādā puses var vienoties par līguma izmaksu palielinājumu, tad atbilstoši šiem nosacījumiem tiek veikti grozījumi līgumā.

Ja līgums neparedz šādu grozījumu veikšanas kārtību, tad atbilstoši Ministru kabineta 2017. gada 28. februāra noteikumu Nr. 104 "Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem" 38.3.punktam pasūtītājs, nevērtējot grozījumu būtiskumu, var vienoties par līgumcenas palielinājumu vai līgumā paredzēto materiālu vai tehnoloģiju nomaiņu, ja iepirkuma līguma grozījumu vērtība, ko noteic kā visu secīgi veikto grozījumu naudas vērtību summu, nepārsniedz 15 % no sākotnējās iepirkuma līguma līgumcenas būvdarbu līgumiem.

Pasūtītājam, akceptējot līguma izmaksu palielinājumu, ir jāņem vērā, ka gadījumā, ja līgums neparedz finanšu rezervi,  papildu izmaksas jāsedz pašam pasūtītājam no saviem līdzekļiem.  

Ja visu secīgi veikto grozījumu naudas vērtību summa pārsniedz 15 %, pasūtītājam jāizvērtē pamatojums šādu būvdarbu līguma izmaksu palielinājumam vai materiālu vai tehnoloģiju nomaiņai. Gadījumā, ja šāds izmaksu palielinājums vai nepieciešamība nomainīt materiālus vai tehnoloģijas ir radies tādu iemeslu dēļ, kurus pasūtītājs iepriekš nevarēja paredzēt*, piemēram, valstī noteiktās ārkārtas situācijas vai notikumu ārvalstīs (kā, piemēram, Krievijas karš Ukrainā) dēļ, un izpildītājs spēj objektīvi pamatot, ka izmaksu pieaugums vai nepieciešamība nomainīt materiālus vai tehnoloģijas ir tieši saistīta ar konkrētajiem neparedzamajiem apstākļiem (piemēram, iesniedzot vēstules no materiālu ražotājiem vai vairumtirgotājiem un tml.), kā arī spēj pamatot izmaksu pieauguma apjomu (piemēram, iesniedzot vairāku vairumtirgotāju cenu piedāvājumus konkrētiem materiāliem), pasūtītājs būtu tiesīgs akceptēt līguma grozījumu veikšanu arī lielākā apjomā.

Altum iesaka sadārdzinājuma apjoma novērtēšanai izmantot Ekonomikas ministrijas izstrādātās Vadlīnijas būvmateriālu izmaksu sadārdzinājuma novērtēšanai sakarā ar Krievijas militāro agresiju Ukrainā grozījumu veikšanai spēkā esošajos publiskajos būvdarbu līgumos attiecībā uz ēku būvniecību.

Vienlaikus pasūtītājam jāņem vērā, ka līgumā neparedzēti grozījumi veicami tikai un vienīgi, ja bez to veikšanas nav iespējams nodrošināt līguma izpildi un, veicot grozījumus, ir pārliecība, ka līgums tiks izpildīts vai izpildīts būtiskā tā daļā, kā arī plānotie grozījumi nepārsniedz apjomu, kas nepieciešams līguma izpildes nodrošināšanai.

Kritiski svarīga ir korekta plānoto grozījumu būtības, apjoma un ietekmes novērtēšana, attiecīgi arī izpildītājam ir nepieciešams sadarboties, sniedzot visu pieejamo un nepieciešamo informāciju, kas detalizēti pamato grozījumu pieļaujamību, t.sk. piegāžu kavējumus, izmaksu pieaugumu u.tml.

Veicot grozījumus saistībā ar līgumcenas palielinājumu, ir jāņem vērā, ka grozījumu mērķis nevar būt kompensēt jebkādu izpildītāja izmaksu pieaugumu, t.sk. nodrošināt peļņu iepriekš plānotajā apjomā, bet gan nodrošināt minimāli nepieciešamos papildu resursus, lai līgums vispār var tikt izpildīts, novēršot izpildītāja atteikšanos turpināt līguma izpildi. Abām pusēm risku sadale jāveic proporcionāli, abām uzņemoties radušās papildu ekonomiskās sekas.

* Neparedzamo apstākļu jēdziens attiecas uz apstākļiem, ko nevarēja paredzēt, neraugoties uz to, ka līgumslēdzēja iestāde ir ar pienācīgu rūpību sagatavojusi sākotnējo iepirkuma procedūru, ņemot vērā tai pieejamos līdzekļus, konkrētā projekta iezīmes un raksturlielumus, labu praksi attiecīgajā jomā un nepieciešamību nodrošināt atbilstīgu saistību starp iepirkuma procedūras sagatavošanā izlietotajiem resursiem un tās prognozējamo vērtību.

Būvdarbu līguma izpildes laikā, mainot materiālus vai tehnoloģijas, ir jārīkojas atbilstoši līguma nosacījumiem un, ja līgums paredz šādu grozījumu iespēju, tad jāsagatavo attiecīgi dokumenti, piemēram, materiālu apstiprināšanas vai maiņas akti, kā arī pamatojums šai maiņai.

Ja līgums šādu iespēju neparedz, pasūtītājam jāizvērtē, vai konkrētajā gadījumā materiālu vai tehnoloģiju maiņa ir pieļaujama atbilstoši Ministru kabineta 2017. gada 28. februāra noteikumu Nr. 104 "Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem" V.nodaļā noteiktajiem ierobežojumiem attiecībā uz līguma grozījumu veikšanu.

Ja būvdarbu līguma īstenošanas ievaros veikto izmaiņu vērtība, ko noteic kā visu secīgi veikto grozījumu naudas vērtību summu, nesasniedz 15 procentus no sākotnējās iepirkuma līguma līgumcenas, pasūtītājs ir tiesīgs veikt šādus grozījumus, tai skaitā saskaņot materiālu un tehnoloģiju nomaiņu, nevērtējot grozījumu būtiskumu. Ja izmaiņu vērtība pārsniedz 15 procentus no sākotnējās iepirkuma līguma līgumcenas pasūtītājam ir jāvērtē grozījumu pieļaujamība, piemēram - vai šāds izmaksu palielinājums vai nepieciešamība nomainīt materiālus vai tehnoloģijas ir radies tādu iemeslu dēļ, kurus pasūtītājs iepriekš nevarēja paredzēt. Ieteikumus grozījumu pieļaujamības izvērtēšanai lūdzam skatīt atbildē uz 1.jautājumu.

Tomēr jebkurā gadījumā pasūtītājam, saskaņojot materiālu vai tehnoloģiju maiņu, ir jāvērtē, vai šādas izmaiņas kopumā nepasliktina būvdarbu līguma ietvaros sasniedzamo rezultātu, jo šādu grozījumu vienīgais mērķis nedrīkst būt materiālu un risinājumu kvalitātes samazināšana vai izpildītāja izmaksu samazināšana.

Papildus informējam, ka, sagatavojot piedāvājumu iepirkumam, pretendents ir tiesīgs piedāvāt ekvivalentus materiālus – šajā gadījumā pretendentam ir jāiesniedz pamatojošā dokumentācija, lai pasūtītājs var gūt pārliecību, ka piedāvātais materiāls ir ekvivalents.

1) Ja iepirkumā (piegādātāju atlasē) nav pieņemts lēmums par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu, pasūtītājs var veikt sarunas ar visiem pretendentiem par piedāvājumu uzlabošanu atbilstoši Ministru kabineta 2017. gada 28. februāra noteikumu Nr.104 “Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem” 26.1.punktam vai iepirkuma nolikumam, ja nolikumā ir noteikta finanšu piedāvājumu uzlabošanas kārtība. Atgādinām, ka pasūtītājs sarunu gaitā ir tiesīgs uzaicināt arī citus piegādātājus iesniegt piedāvājumus.

! Pasūtītājam jāņem vērā, ka gadījumā, ja iepirkuma nolikumā ir noteikts, ka, uzlabojot piedāvājumus, pretendenti nedrīkst paaugstināt piedāvātās cenas, tad pasūtītājs nevar pieļaut, ka pretendenti, uzlabojot piedāvājumus, sadārdzina iesniegtos piedāvājumus. Tādā gadījumā, ja iepirkuma uzvarētājs un arī citi pretendenti atsakās slēgt līgumu, ir jāveic jauns iepirkums. No minētā nosacījuma ir iespējams atkāpties gadījumā, ja iepirkums ir izsludināts pirms 2022.gada 24.februāra, kad tika uzsākta karadarbība Ukrainā, kas radīja cenu strauju pieaugumu un preču un būvmateriālu nepieejamību saistībā ar ģeopolitisko situāciju un pasaulē esošajām norisēm (minētā situācija ir uzskatāma par apstākļiem, ko pasūtītājs nevarēja paredzē) - šajā gadījumā pasūtītājs būtu tiesīgs atkāpties no iepirkuma nolikumā noteiktā ierobežojuma nepieļaut pretendentu piedāvāto cenu palielināšanu sarunu laikā.

Pasūtītājs ir tiesīgs veikt sarunas ar pretendentiem par piedāvājumu uzlabošanu, tai skaitā akceptējot iepriekš piedāvāto cenu pieaugumu, ja pretendenti var pamatot neparedzamo apstākļu ietekmi uz konkrēto līgumsaistību izpildi. Pretendentiem ir jāpierāda, ka neparedzēto apstākļu radītās problēmas ar būvizstrādājumu pieejamību un būvizstrādājumu cenu strauju kāpumu atstāj tiešu un likumsakarīgu ietekmi uz konkrētajā piedāvājumā iekļautajām cenām.

Papildus gadījumā, ja to paredz iepirkuma nolikums, pasūtītājs var izslēgt noteiktus darbu apjomus no tehniskās specifikācijas. Šādā gadījumā pasūtītājs pārvērtē visus piedāvājumus bez izslēgtajiem apjomiem, attiecīgi izvēloties ekonomiski izdevīgāko piedāvājumu atbilstoši nolikuma prasībām. Lūdzam ievērot, ja izslēdzamie darbi ietekmē energoefektivitāti, tad ir jāsaņem jauns/atkārtots Altum atzinums par tehnisko dokumentāciju.

2) Ja iepirkumā (piegādātāju atlasē) ir pieņemts lēmums par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu, pasūtītājs var:

a) atcelt pieņemto lēmumu un veikt sarunas ar visiem pretendentiem par piedāvājumu uzlabošanu atbilstoši Ministru kabineta noteikumu Nr.104 26.1.punktam vai iepirkuma nolikumam, ņemot vērā šīs atbildes pirmajā punktā norādīto skaidrojumu.

b) pārtraukt esošo iepirkumu un veikt jaunu iepirkumu (piegādātāju atlasi);

! Vienlaikus ALTUM vērš uzmanību, ka pasūtītājam pašam ir aktīvi jāvērtē tirgus situācija, lai gūtu pārliecību, ka iegūtie piedāvājumi ir patiesi tirgus situācijai atbilstoši un izdevīgi, nevis jāpaļaujas tikai uz pretendenta apgalvojumiem, kā arī jānodrošina procedūras dokumentēšana tā, lai būtu izsekojama finansējuma saņēmēja veiktā tirgus situācijas analīze un argumentācija lēmumam veikt atkārtotu piedāvājumu vērtēšanu esošās procedūras ietvaros, saņemot aktualizētus piedāvājumus.

Ja iepirkums tiek veikts atbilstoši Ministru kabineta 2017. gada 28. februāra noteikumiem Nr. 104 "Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem", tad šāda prasība nav obligāta.

Piedāvājuma nodrošinājuma iesniegšanas kārtību regulē Publisko iepirkumu likums.

Jāņem vērā, ka būvdarbu līgums bieži vien tiek noslēgts pēc vairāk kā 6 mēnešiem (iepirkuma norise, tā saskaņošana ar Altum, iedzīvotāju kopsapulce, kas lemj par līguma slēgšanu/neslēgšanu ar izvēlēto būvnieku), līdz ar to prasība par piedāvājuma nodrošinājuma iesniegšanu var nesasniegt savu mērķi, jo bieži vien līdz līguma slēgšanai piedāvājuma nodrošinājums jau ir zaudējis savu spēku. Līdz ar to šāda instrumenta paredzēšana iepirkuma dokumentācijā var nebūt lietderīga, tā kā izmaksas par piedāvājuma nodrošinājumu pretendenti iekļauj piedāvājuma cenā un gadījumā, ja piedāvājuma nodrošinājumu nav iespējams izmantot atbilstoši tā mērķim, faktiski pasūtītājs apmaksā izdevumus, kuri nebija nepieciešami projekta mērķa sasniegšanai.

Dokumentus var parakstīt elektroniski, bet šādos gadījumos ir jānodrošina dokumenta juridiskais spēks. Piemēram līgumam ir jābūt abpusēji parakstītam (viens dokuments satur abu pušu elektroniskos parakstus).

Dokumentu juridisko spēku nosaka Dokumentu juridiskā spēka likums un tā 4.pantā noteikts - ja saskaņā ar tiesību aktu prasībām dokumentā jābūt vairāku personu parakstam, dokuments iegūst juridisku spēku, kad to parakstījušas visas attiecīgās personas.

Iepirkumu plāns un cenu izpēte ir jāsagatavo un tā ir jāiesniedz ALTUM.

Nē, pasūtītājiem nav jāiesniedz iepirkuma dokumentācija saskaņošanai ALTUM. ALTUM vērtē iepirkuma norises atbilstību pēc pasūtītāja pieņemtā lēmuma par līguma slēgšanas tiesību piešķiršanu iepirkumā.

Iepirkuma dokumentācijas skaņošana ar ALTUM pirms publicēšanas nav paredzēta.

Ja iepirkums tiks veikts, ievērojot Ministru kabineta 2017. gada 28. februāra noteikumos Nr. 104 "Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem" noteiktās prasības, pastāv neliels risks, ka tiks konstatētas neatbilstības tieši saistībā ar iepirkuma dokumentācijas saturu, jo minētie noteikumi nenosaka tik striktas prasības, kā, piemēram, Publisko iepirkumu likums. Papildus pasūtītājam jāņem vērā, ka saskaņā ar aktivitātes noteikumiem līguma izpildes termiņš nevar tikt noteikts kā piedāvājumu izvērtēšanas kritērijs.

Informējam, ka ALTUM tīmekļvietnē ir pieejams palīgmateriāls, kas sniedz plašāku skaidrojumu par iepirkuma procesa veikšanu.

Pasūtītājs iepirkuma nolikumā var paredzēt kārtību, kādā var tikt izslēgtas konkrētas darbu apjomos iekļautās pozīcijas, ja pretendenta piedāvātā līgumcena pārsniedz plānoto summu.