Pakalpojumu sniedzēju atlase

Nē, ja pilnvarotā persona ir dzīvokļu īpašnieku biedrība, tai līguma noslēgšanai ar būvnieku un citiem pakalpojumu sniedzējiem ir jāveic tirgus izpēte. Lūdzam skatīt plašāku informāciju Altum sagatavotajos ieteikumos “Ieteikumi piegādātāju atlasei daudzdzīvokļu māju energoefektivitātes programmā”

Nē, ja pilnvarotā persona ir Publisko iepirkumu likuma subjekts, tai līguma noslēgšanai ar būvnieku un citiem pakalpojumu sniedzējiem ir jāveic iepirkums atbilstoši Ministru kabineta 28.02.2017. noteikumiem Nr.104 “Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem”, pamatojoties uz Publisko iepirkumu likuma 5.panta 19.punktā noteikto izņēmumu.

Altum neiesaka veikt atsevišķu iepirkumu par tehniskās dokumentācijas sagatavošanu un autoruzraudzības veikšanu, jo salīdzinoši bieži ir novērojama situācija, ka potenciālais piegādātājs, apzinoties to, ka saskaņā ar Būvniecības likuma 16.panta trešo daļu būvprojekta izstrādātājam ir tiesības veikt autoruzraudzību, līdz ar to pilnvarotajai personai būs pienākums slēgt līgumu par autoruzraudzības pakalpojumu ar tehniskās dokumentācijas autoru, tehniskās dokumentācijas izstrādes pakalpojumu piedāvā sniegt par zemāku cenu, savukārt autoruzraudzības pakalpojumu vēlāk piedāvā sniegt par cenu, kas būtiski pārsniedz vidējo tirgus cenu, tādējādi kopumā pilnvarotā persona par tehniskās dokumentācijas izstrādi un autoruzraudzību samaksā vairāk, nekā tas būtu, ja piedāvājumu izvēlē tiktu ņemta vērā kopējā šo pakalpojumu cena. Tāpēc Altum iesaka veikt piegādātāju atlasi uzreiz par abu pakalpojumu -  tehniskās dokumentācijas izstrādes un autoruzraudzības veikšanu, izvēloties izdevīgāko piedāvājumu, ņemot vērā abu šo pakalpojumu kopējo cenu. Tā kā nereti starp abu šo pakalpojumu sniegšanu paiet būtisks laika periods (dažkārt pat vairāki gadi), šādā gadījumā ieteicams līgumā paredzēt iespēju noteiktā procentuālā apmērā pārskatīt piedāvāto autoruzraudzības pakalpojuma cenu gadījumos, ja no līguma slēgšanas par tehniskās dokumentācijas izstrādi līdz autoruzraudzības pakalpojuma sniegšanas uzsākšanai ir pagājis noteikts periods un piegādātājs spēj objektīvi pamatot izmaksu pieaugumu. Otra iespēja kā izvairīties no šādas situācijas ir paredzēt tehniskās dokumentācijas izstrādes līgumā nosacījumu, ka pēc tehniskās dokumentācijas izstrādes un pieņemšanas nodošanas akta parakstīšanas tehniskā dokumentācija pilnībā pāriet pasūtītāja īpašumā un pasūtītājam ir tiesības to nepieciešamības gadījumā pārveidot, kā arī tehniskās dokumentācijas izstrādātājs atsakās no savām tiesībām veikt autoruzraudzību.

Tirgus izpēti ieteicams veikt ar e-pasta starpniecību, nosūtot uzaicinājumu iesniegt piedāvājumus vēlams vismaz pieciem attiecīgā tirgus dalībniekiem. Pasūtītājam jāsaglabā pierādījumi par izsūtītajiem uzaicinājumiem un saņemtajiem piedāvājumiem, kā arī pasūtītājam rakstiski jādokumentē saņemto piedāvājumu izvērtēšanas un piegādātāju izvēles process, sagatavojot protokolu vai lēmumu.  Par citām tirgus izpētes metodēm plašāku informāciju iespējams iegūt Iepirkumu uzraudzības biroja izstrādātajos ieteikumos “Ieteikumi pasūtītājiem, sabiedrisko pakalpojumu sniedzējiem un finansējuma saņēmējiem tirgus izpētes veikšanā”.

Pasūtītājam būtu jāaptaujā vismaz piecus potenciālos piegādātājus. Lai būtu iespējams izvērtēt piegādātāju piedāvāto cenu atbilstību tirgus cenai, tādējādi nodrošinot finansējuma efektīvu izmantošanu, tirgus izpētes laikā ir jāiegūst cenu piedāvājumus no ne mazāk kā diviem savstarpēji nesaistītiem piegādātājiem. Ja no visiem piegādātājiem, kas uzaicināti iesniegt piedāvājumu, piedāvājumu iesniedz tikai viens piegādātājs, pasūtītājam jāuzaicina vēl citus piegādātājus iesniegt savus piedāvājumus, līdz tiek saņemts vismaz vēl viens piedāvājums.

Pilnvarotajai personai ir jāņem vērā, ka nebūtu pieļaujams, ka projekta īstenošanā, tai skaitā piegādātāju atlasē, iesaistīto personu funkcijas neatkarīgi un objektīvi traucētu pildīt iemesli, kas saistīti ar ģimeni, emocionālajām saitēm, politisko vai nacionālo piederību, ekonomiskajām interesēm vai jebkādām citām tiešām vai netiešām personīgajām interesēm. Līdz ar to pilnvarotajai personai ne tikai jāizskaidro visām projekta īstenošanā iesaistītajām personām, kas ir uzskatāma par interešu konflikta situāciju un ka šāda situācija nebūtu pieļaujama, bet arī jāveic aktīvas darbības interešu konflikta novēršanai. Lai nodrošinātu interešu konflikta novēršanu,  pasūtītājam ir jānoskaidro informāciju par pilnvarotās personas amatpersonu (visu valdes vai padomes locekļu), dalībnieku, akcionāru, patiesā labuma guvēju, pārstāvēttiesīgo personu un iepirkuma komisijas locekļu (ja ir izveidota iepirkuma komisija) esošajām un bijušajām (iepriekšējo 24 mēnešu periodā)  darba vietām un visiem minēto personu radiniekiem, lai varētu pārbaudīt, vai kāds no līgumiem projekta īstenošanai netiek slēgts ar tādu piegādātāju, ar kuru pilnvarotajai personai ir interešu konflikts.

Visām pilnvarotās personas amatpersonām (visiem valdes vai padomes locekļiem), dalībniekiem, akcionāriem, patiesā labuma guvējiem, pārstāvēttiesīgajām personām un iepirkuma komisijas locekļiem (ja ir izveidota iepirkuma komisija) jāparaksta apliecinājumu par to, ka  minētās personas un to radinieki neatrodas interešu konfliktā ar piegādātāju, kuram piešķirtas līguma slēgšanas tiesības. Apliecinājuma paraugs pievienots “Ieteikumu piegādātāju atlasei daudzdzīvokļu māju energoefektivitātes programmā” 1.pielikumā.

Ar plašāku informāciju par to, kā izvairīties no interešu konflikta, iespējams iepazīties Iepirkumu uzraudzības biroja skaidrojumā "Interešu konflikta aktuālie jautājumi publiskajos iepirkumos" un Eiropas Komisijas paziņojumā “Norādījumi par izvairīšanos no interešu konfliktiem un to pārvaldību saskaņā ar Finanšu regulu”.

No krāpšanas, korupcijas un konkurences pārkāpumiem ir iespējams izvairīties:

• piegādātāju atlases organizēšanā iesaistot vismaz divus pilnvarotās personas pārstāvjus, lai nodrošinātu caurspīdīgāku piegādātāju atlases norisi. Ja pilnvarotā persona ir apsaimniekotājs, piegādātāju atlasē vēlams iesaistīt arī dzīvokļu īpašnieku pārstāvi;
• sagatavojot iepirkuma priekšmeta aprakstu tā, lai noteiktiem piegādātājiem tas neradītu priekšrocības vai pamatojumu noraidīšanai;
• neiesaistot potenciālos piegādātājus piegādātāju atlasē (piemēram, iepirkuma priekšmeta apraksta sagatavošanā vai citu piedāvājumu izvērtēšanā);
• paziņojot visiem piegādātājiem piedāvājumu izvēles kritēriju (piemēram, tas var būt tikai cena vai arī cena un citi kritēriji, kas saistīti ar līguma izpildes kvalitātes uzlabošanu);
• tirgus izpētē aptaujājot vismaz piecus savstarpēji neatkarīgus uzņēmumus, kas aktīvi darbojas iepirkuma priekšmeta jomā;
• piegādātāju atlasē atbilstoši MK noteikumiem Nr. 104 publicējot paziņojumu par līgumu;
• pārliecinoties, ka piedāvājumu iesniegušie pretendenti nav savstarpēji saistīti (piedāvājumu dokumentos nav norādītas vienas kontaktpersonas/ vienādas adreses/ dokumentu “Properties” nav viens dokumentu sagatavotājs (vai rediģētājs, ja veidni sagatavojis finansējuma saņēmējs u.c.), pārliecinoties, piemēram, Uzņēmuma reģistra tīmekļa vietnē (bez maksas) vai Lursoft vai firmas.lv datu bāzē, ka uzņēmumu amatpersonas nav vienas un tās pašas personas un tml.;
• nodrošinot, ka saņemtie piedāvājumi tiek izvērtēti atbilstoši iepriekš noteiktajiem izvēles kritērijiem, nepieļaujot nepamatotu piedāvājumu noraidīšanu formālu iemeslu dēļ (piemēram, kāda neiesniegta dokumenta dēļ), pirms piedāvājuma noraidīšanas lūdzot sniegt skaidrojumu / papildu informāciju un tml.
• veicot pārbaudi https://sankcijas.fid.gov.lv/search, vai uz uzņēmumu, kam piešķirtas līguma slēgšanas tiesības, nav attiecināmas Starptautisko un Latvijas Republikas nacionālo sankciju likuma 11.¹ pantā noteiktās sankcijas;
• nodrošinot, ka vieni un tie paši projektā paredzētie energoefektivitātes pasākumi nav tikuši, netiek un tos nav plānots finansēt no citiem Eiropas Savienības fondu, citu finanšu instrumentu, valsts vai pašvaldības līdzekļiem;
• līguma izpildes laikā rūpīgi pārbaudot veikto darbu kvalitāti un iesniegto rēķinu atbilstību faktiski veikto darbu apjomam, nepieļaujot apmaksas veikšanu par neizpildītiem darbiem;
• līguma izpildes laikā nepieļaujot tādus grozījumus līgumā, kas liecina par īpašu labvēlību pret izpildītāju (piemēram, būtiski pagarināts līguma izpildes termiņš bez objektīva pamatojuma, pieļauta speciālistu nomaiņa pret tādiem, kuriem ir daudz zemāka kvalifikācija, pieļauta materiālu nomaiņa pret mazāk kvalitatīviem, nesamazinot cenu u.c.), kas varētu liecināt par iespējamo korupciju.

Nē, dokumentācija nav jāsniedz saskaņošanai. Dokumentācija par visām veiktajām tirgus izpētēm un iepirkumiem (par ko vēlās saņemt atbalstu) ir jāiesniedz vienlaicīgi, iesniedzot mans.altum “Pieteikumu piegādātāju atlases izvērtēšanai”.

Piegādātāju atlases izvērtēšanas pieteikumam nepieciešamo dokumentu saraksts pieejams Altum tīmekļa vietnē atrodamajos ieteikumos  “Ieteikumi piegādātāju atlasei daudzdzīvokļu māju energoefektivitātes programmā”  (skatīt 2. un 3.pielikumu).  

Šādā gadījumā apstāklis, ka ir jāprecizē jau iepriekš izstrādātais energosertifikāts vai tehniskais projekts, var kalpot kā objektīvs pamatojums, kādēļ netiek veikta tirgus izpēte. Vienlaikus pasūtītājam jāvienojas ar uzņēmēju par tādu pakalpojuma cenu, kas atbilst vidējām attiecīgā pakalpojuma tirgus cenām. Šaubu gadījumā Altum var pieprasīt pierādījumus tirgus cenas atbilstībai (piemēram, informatīvu tirgus cenas izpēti).

Nav obligāti, energoaudita izstrādi, kā arī citas tehniskās dokumentācijas izstrādi var paredzēt un iekļaut kopējā projektēšanas pakalpojuma piegādātāju atlases priekšmetā un veikt vienu tirgus izpēti par visiem šiem pakalpojumiem.

Attiecībā uz tirgus izpēšu veikšanu vairākām ēkām, gadījumā, ja pilnvarotā persona ir Publisko iepirkumu likuma subjekts, ir jāņem vērā Ministru kabineta 28.02.2017. noteikumu Nr. 104 “Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem” 7.punkts, kas paredz, ka gadījumā, ja iepirkuma priekšmets ir līdzīgas preces, pakalpojumi vai būvdarbi, kuru veikšanai nav nepieciešams akceptēts būvprojekts, iepirkuma paredzamo līgumcenu nosaka kā finansējuma saņēmēja plānoto kopējo samaksu par līguma izpildi visā projekta īstenošanas laikā. Minētais nozīmē, ka gadījumā, ja līdzīgu pakalpojumu kopējā cena vairākām mājām sasniedz līgumcenas slieksni, no kura ir jāveic iepirkums saskaņā ar MK noteikumiem Nr.104, pasūtītājs nedrīkstētu katrai mājai veikt atsevišķu tirgus izpēti, tādējādi izvairoties no MK noteikumos Nr.104 paredzētās iepirkuma procedūras piemērošanas. 

Ja jauna vajadzība ir atklājusies pēc tam, kad ir pabeigtas iepriekšējās tirgus izpētes, tad ir iespējams par papildus nepieciešamo pakalpojumu veikt atsevišķu tirgus izpēti. Šaubu gadījumā pasūtītājam būtu jāpierāda, ka tas nevarēja zināt, ka būs šāda jauna nepieciešamība.

Ja dzīvokļu īpašnieki pilnvaro apsaimniekotāju īstenot projektu (apsaimniekotājs ir pilnvarotā persona), tad tas var veikt arī projekta vadību un atsevišķa tirgus izpēte par projekta vadības pakalpojumiem nav nepieciešama, tomēr pusēm ir jāvienojas par projekta vadībās izmaksām ar nosacījumu, ka tās atbilst tirgus cenai un nepārsniedz Ministru kabineta 17.12.2024. noteikumos Nr.880 noteiktos ierobežojumus - 3 % no projekta attiecināmajām izmaksām.

Ministru kabineta 17.12.2024. noteikumos Nr.880 detalizēti nenosaka, kādā veidā jānodarbina projekta vadības pakalpojuma sniedzēja darbinieki. Altum neredz šķēršļus, ka pilnvarotā persona kā projekta vadības pakalpojuma sniedzējs varētu arī slēgt uzņēmuma līgumu (nevis darba līgumu) ar fizisku personu par konkrētu pienākumu veikšanu projekta vadības pakalpojuma nodrošināšanai.

Pilnvaroto personu var mainīt tikai dzīvokļu īpašnieku kopība, pieņemot attiecīgu lēmumu. Projekta vadības pakalpojuma sniedzēju var nomainīt, attiecīgi laužot līgumu ar līdzšinējo projekta vadības pakalpojuma sniedzēju un veicot jaunu tirgus izpēti.