Efektīva un ātra daudzdzīvokļu ēku renovācija: juridiskie aspekti

Plānojot daudzdzīvokļu mājas energoefektivitātes uzlabošanu, ir svarīgi ievērot vairākas juridiskas nianses attiecībā uz pretendenta izvēli, izvirzītajām prasībām un līgumā ietvertajiem nosacījumiem, lai projekta īstenošana notiktu iespējami raiti un iecere nepaliktu tikai vēlmju līmenī.

Par šiem un citiem efektīvas un ātras ēku renovācijas juridiskajiem aspektiem informē Daina Pulkstene, Attīstības finanšu institūcijas ALTUM Energoefektivitātes projektu departamenta Juridiskā nodrošinājuma daļas vadītāja.

Cenu aptauja vai iepirkums?

ALTUM īstenoto daudzdzīvokļu māju energoefektivitātes programmu līdzfinansē Eiropas Reģionālās attīstības fonds un, tāpat kā citās ES fondu finansētās programmās, liels uzsvars ir uz saimnieciskuma, lietderības un efektivitātes principa ievērošanu visos projekta posmos, lai nodrošinātu iespējami augstāku kvalitāti par labāko cenu. Lai to paveiktu, šajā programmā pirms sadarbības partnera – tehniskās dokumentācijas izstrādātāja, būvnieka, būvuzrauga vai projekta vadītāja, izvēles ir jāveic tirgus cenas priekšizpēte un jānoskaidro, kāda ir nepieciešamo pakalpojumu šā brīža tirgus cena.
Piegādātāja izvēli jāveic saskaņā ar Ministru kabineta 28.02.2017. noteikumiem Nr.104 «Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem» (turpmāk – – MK noteikumi Nr.104).

Saskaņā ar šiem noteikumiem, ja pakalpojums vai prece maksā līdz 69 999 eiro, iepirkuma procedūra nav jāveic. Tas attiecas arī uz būvdarbu līgumiem līdz 169 999 eiro, taču jānodrošina, lai izvēlētais piedāvājums atbilstu tirgus cenai, tāpēc jāveic cenu aptauja. Tā var būt telefoniska pretendentu aptaujāšana, kas tiek dokumentēta, vai arī ieteicamāk – elektroniska uzaicinājumu izsūtīšana, saglabājot e-pastu saraksti. Ieteicams apzināt vismaz 5 līdz 6 pretendentus, lai iegūtu vismaz 3 piedāvājumus, kurus būtu iespējams salīdzināt. Veicot cenu aptauju, jāņem vērā arī pasūtītāja pienākums izvairīties no interešu konflikta ar izvēlēto piegādātāju, līdz ar to pasūtītājam jāaptaujā uzņēmumus, kas darbojas konkrētajā jomā un nav saistīti ar piegādātāju.

Gadījumā, ja iepriekš minētās paredzamās līguma summas ir pārsniegtas, jāveic MK noteikumu Nr.104 IV nodaļā paredzētā iepirkuma procedūra, attiecīgi publicējot paziņojumu par līgumu Iepirkumu uzraudzības biroja tīmekļvietnē un ievērojot pārējos minētajā nodaļā paredzētos noteikumus. Iepirkuma procedūras veikšana pati par sevi nodrošina tirgus cenām atbilstošu piedāvājumu saņemšanu, tādēļ šajā gadījumā nekādi papildu pasākumi nav jāveic.

Ja līdz šim ir izveidojusies laba sadarbība projektu vadības jomā ar kādu namu pārvaldīšanas uzņēmumu un pasūtītājs vēlas šo sadarbību turpināt, jāsagatavo pamatojums, kas apliecina, ka šis sadarbības partneris piedāvā tirgum atbilstošu cenu.

Jāņem vērā, ka MK noteikumi Nr.104 neparedz, ka pasūtītājam būtu obligāti jāizvēlas lētākais piedāvājums (tas attiecas arī uz cenu aptaujām), bet gan, ka jāizvēlas piedāvājums, kas ir ekonomiski visizdevīgākais un vislabāk apmierina pasūtītāja vajadzības, kā arī nodrošina pasūtītāja piešķirtā finansējuma efektīvu izmantošanu. Tādējādi, ja pasūtītājs spēj objektīvi pamatot, kādēļ tā vajadzības labāk apmierinātu arī dārgāks piedāvājums (piemēram, tiek piedāvāti kvalitatīvāki materiāli vai augstāk kvalificēti speciālisti), tas var izvēlēties arī piedāvājumu, kas nav ar viszemāko cenu.

Svarīgi atcerēties, ka pierādījumi tirgus cenas atbilstībai vienmēr ir jāsaglabā, lai iestādes, kuru uzdevums ir to kontrolēt, kā arī projekta ieviešanas partneri varētu pārliecināties, ka izvēlētais piedāvājums ir vislabākais.

Iepirkums bez rezultāta – kādi iemesli?

Iemesli, kādēļ iepirkuma procedūra beidzas bez rezultāta, visbiežāk ir saistīti ar pārāk augstām prasībām pretendentiem vai apstākļu maiņu iepirkumu procedūras laikā.

Lai nodrošinātu līguma izpildes kvalitāti, pasūtītājs mēdz izvirzīt ļoti augstas kvalifikācijas prasības pretendentu finansiālajam stāvoklim vai pieredzei. Lai arī mazāki tirgus dalībnieki varētu piedalīties iepirkumos, prasību par pretendenta finanšu apgrozījumu ieteicams noteikt ne lielāku kā vienu līdz divām paredzamās līgumcenas vērtībām. Savukārt kvalifikācijas prasības nevajadzētu izvirzīt ļoti specifiskas gan attiecībā uz līdz šim izpildītajiem līgumiem (piemēram izvairīties noteikt prasību par pieredzi galvenā būvdarbu veicēja statusā, noteikt prasību par pieredzi vairāk kā divu līdz trīs līgumu izpildē, paredzēt detalizētus nosacījumus gūtajai pieredzei attiecībā uz paveiktajiem apjomiem), gan attiecībā uz visu piesaistīto speciālistu kvalifikāciju (piemēram, jāapsver, vai kvalifikācijas prasības nepieciešams noteikt attiecībā uz visiem piesaistītajiem speciālistiem), kas var krasi ierobežot pretendentu loku. Tāpat jāapsver, vai iepirkuma nolikumā nepieciešams noteikt, ka jau piedāvājumā jānorāda piesaistītais darba aizsardzības koordinators, jo šī speciālista piesaisti nosaka būvniecību regulējošie normatīvie akti.

Konkrētajā programmā laiks no iepirkuma izsludināšanas līdz līguma noslēgšanai mēdz būt salīdzinoši ilgs, jo pēc piedāvājuma izvēles nepieciešams veikt daudzdzīvokļu mājas iedzīvotāju aptauju un saņemt aizdevumu. Nereti izvēlētais piegādātājs atsakās slēgt līgumu, jo līdz līguma noslēgšanai ir mainījušies apstākļi, piemēram, piedāvājumā ietvertās cenas ir augušas un iepirkuma dokumentācija nepieļauj tās palielināt, vai noslēgti jau citi sadarbības līgumi un konkrētais līgums piegādātāju vairs neinteresē. Līdz ar to ir jāapsver, vai šādos iepirkumos ir nepieciešams paredzēt piedāvājuma nodrošinājumu, kas var atturēt dažus pretendentus no piedāvājuma iesniegšanas, ja pastāv salīdzinoši liela iespēja, ka nodrošinājums līdz līguma noslēgšanai jau būs zaudējis spēku, līdz ar to faktiski šāda prasība var izrādīties nelietderīga. Tāpat pasūtītājam būtu jāizvairās iepirkuma dokumentācijā noteikt ierobežojumus mainīt piedāvātās cenas piedāvājumu uzlabošanas posmā, lai gadījumā, ja tirgus cenu sadārdzinājuma dēļ izvēlētais piegādātājs atsakās slēgt līgumu, pasūtītājam būtu iespēja veikt sarunas ar piegādātājiem un pielāgot to iesniegtos piedāvājumus atbilstoši aktuālajai tirgus situācijai.

Lai izvairītos no šādām situācijām ir svarīgi, lai pilnvarotās personas rīkotos aktīvi un iespējami ātri, samazinot procedūras kopējo garumu.

Līguma saturs un tā kontrole, līguma grozīšana

Lai samazinātu finanšu korekciju risku, līgumos ir jāparedz elastīga līgumu grozīšanas kārtība, tajā skaitā attiecībā uz līguma izpildes termiņu, jo projekti mēdz būt sarežģīti, ar ļoti daudz iesaistītajām personām. Piemēram, kāds dzīvokļa īpašnieks dodas atvaļinājumā ārpus valsts un nav iespējams iekļūt viņa dzīvoklī, kas var aizkavēt būvdarbu veikšanu. Tādēļ līgumā būtu detalizēti jāparedz nosacījumi līguma izpildes termiņa pagarināšanai, kā arī būtu jāapsver, vai līgumā nepieciešams iekļaut izpildītāja pienākumu precīzi ievērot visus darbu izpildes grafikā noteiktos starptermiņus, jo starptermiņu nobīde notiek regulāri un gandrīz visos projektos. Svarīgāk, lai būvniekam ir iespēja elastīgi risināt iepriekš neparedzamas situācijas un būvniecības process neapstātos. Tāpat nav ieteicams līguma izpildes termiņā ietvert objekta nodošanu ekspluatācijā, jo, lai arī būvnieks būs pabeidzis visus būvdarbus, no būvnieka neatkarīgu iemeslu dēļ var rasties aizkavēšanās ar dokumentu sagatavošanu vai kavēšanās no būvvaldes puses. Līgumā ir jāparedz, ka objekts ir jānodod ekspluatācijā, piemēram, sasaistot šo pienākumu ar pēdējā maksājuma veikšanu, taču nenorādot striktu izpildes termiņu. Tāpat jānosaka samērīgas prasības attiecībā uz nepieciešamajām apdrošināšanām un nodrošinājumiem, to iesniegšanas kārtību, paredzot saprātīgus un izpildāmus termiņus to iesniegšanai.

Ja nepieciešami līguma grozījumi, tie jānoformē rakstiski, norādot līguma punktu, uz kura pamata grozījumi tiek veikti. Būtiski, lai grozījumu saturs atbilstu būvniecības dokumentācijai, piemēram, ja ir noteikts tehnoloģiskais pārtraukums, tam attiecīgi jāatspoguļojas arī būvdarbu žurnālā. Tāpat pasūtītājam jākontrolē, vai bez pasūtītāja akcepta būvnieks nepiesaista apakšuzņēmējus un gadījumā, ja līguma izpildē tiek piesaistīti jauni apakšuzņēmēji, jāizvērtē, vai tie atbilst Iepirkuma dokumentācijā noteiktajām prasībām, piemēram, tiem nav nodokļu parādu. Tāpat pasūtītājam jākontrolē, vai līguma izpildē piedalās tieši tie speciālisti, kuri tika piedāvāti iepirkumā un, ja notiek speciālistu nomaiņa, tā ir rakstiski jāsaskaņo, attiecīgi izvērtējot speciālistu kvalifikāciju. Pasūtītājam arī jānodrošina, ka izpildītājs ievēro līgumā noteikto apdrošināšanas un nodrošinājumu iesniegšanas kārtību un termiņus.

Interešu konflikts – šķērslis finansējuma saņemšanai

Izsludinot iepirkumu un vērtējot pretendentus, pasūtītājam ir jābūt objektīvam. Par interešu konfliktu uzskata ne tikai tiešu saistību ar pretendentu, kas noteikta MK noteikumu Nr.104 12.punktā, bet arī personisku ieinteresētību, piemēram, saņemot arī kādus papildu labumus. Ja pastāv personiska ieinteresētība konkrēta pretendenta izvēlē, tas ir interešu konflikts un to nedrīkst pieļaut. Pilnvarotai personai ne tikai jāizvairās no interešu konflikta, bet arī jāpārliecinās par sniegto apliecinājumu patiesumu, jo līguma noslēgšana interešu konflikta situācijā var novest pie 100% finanšu korekcijas un granta finansējuma apjoma samazināšanas.

Laba rezultāta pamatā ir kvalitatīvi izstrādāts projekts

Noslēgumā ALTUM vēlreiz atgādina, ka daudzdzīvokļu mājas atjaunošanas procesā kvalitatīva tehniskā dokumentācija ir pamats, lai projekts arī dzīvē tiktu realizēts kvalitatīvi, un lai tiek sasniegts gaidītais pozitīvais rezultāts – enerģijas ietaupījums. Eiropas fondu finansējumam, ko māja saņem dāvinājuma veidā, līdzi nāk stingras prasības par projekta dokumentāciju ikvienā projekta īstenošanas posmā. Nekvalitatīvi izstrādātu tehnisko dokumentāciju nepieciešams vairākkārt labot, tā zaudējot tik vērtīgo laiku. Jāatgādina, ka programmas nosacījumi ir stingri – tikai līdz 2023. gadam vidum pabeigtie projekti varēs saņemt tiem atvēlēto grantu, līdz ar to projekta īstenotājiem ir jārīkojas aktīvi, savlaicīgi novēršot potenciālos riskus.